De waarde van de werkgeversverklaring

BUNNIK - Nu de huizenmarkt is hersteld, neemt de vraag naar werkgeversverklaringen exponentieel toe. Het aantrekken van de economie én de huizenmarkt is op zich een goede zaak. Al leveren al die aanvragen de collega’s van de personeels-en salarisadministratie veel extra werk op. Lisanne van Stenis heeft als HR & Payroll Consultant regelmatig te maken met dergelijke aanvragen, aanvullende vragen én speciale verzoeken van collega’s. Verzoeken die zo nu en dan voor dilemma’s zorgen.

Hypotheekaanvragers en -verstrekkers zijn veeleisend waardoor er vaak meerdere verklaringen en aanvullingen nodig zijn voordat een hypotheek wordt afgegeven. Daarnaast moeten huizenkopers sneller beslissen en moet de financiering steeds sneller geregeld zijn. De druk om bepaalde gegevens op een werkgeversverklaring te vermelden wordt daardoor groter. Maar is dat wel wenselijk?

De werkgeversverklaring

Op de werkgeversverklaring staat vermeld wat voor dienstverband je hebt, wat je salaris is en welke eventuele andere toeslagen of beloningen je ontvangt. Verder wordt vermeld of je (onderhandse) leningen hebt en of er sprake is van een loonbeslag.

Naast de snelheid waarmee de aanvrager van een werkgeversverklaring gebaat is, komt er regelmatig een aanvullend verzoek om gegevens op de werkgeversverklaring aan te passen. Soms terecht, vaak ook niet…

Wel of geen intentieverklaring

De meeste gegevens die op de verklaring vermeld worden staan vast. Toch zijn er een aantal velden die regelmatig aanvullende vragen opleveren. Eén hiervan is de intentieverklaring, een verklaring waarmee je als werkgever aangeeft of je de intentie hebt het contract van een medewerker te verlengen of niet. Werkgevers blijken wisselend om te gaan met het afgeven van deze aanvullende verklaring. Zo geven sommige werkgevers deze zonder problemen af, je zit er immers niet aan vast. Andere werkgevers gaan er terughoudend mee om en denken dat het – ook in het belang van de medewerker – beter is om geen valse hoop te geven. Zij geven zo’n verklaring bijvoorbeeld alleen af als de opdracht voor de contractverlenging al binnen is.

De waarde van de intentieverklaring

Het bijzondere aan de intentieverklaring is dat deze zonder verplichtingen kan worden afgegeven. De waarde van een intentieverklaring lijkt hierdoor klein, maar hypotheekverstrekkers baseren de hoogte van het te lenen bedrag vaak wel op de aan- of afwezigheid van een intentieverklaring. In sommige gevallen kan zo’n verklaring zelfs de doorslag geven of je wel of niet je droomhuis kunt kopen. Vandaar dat medewerkers geregeld, meestal in opdracht van een hypotheekverstrekker, vriendelijk doch dringend om deze ogenschijnlijk onbelangrijke intentieverklaring vragen. Vul je dan toch ‘ja’ in als antwoord op de vraag of er de intentie is om het contract te verlengen?

In één keer aflossen

Ook onderhandse leningen, bijvoorbeeld voor een fiets, kunnen van invloed zijn op het te lenen bedrag. Medewerkers die in eerste instantie maandelijks een klein bedrag aflossen, kiezen er dan voor om de lening in één keer af te lossen. Dit kan alleen via het salaris. Als het vervolgens nog een aantal weken duurt voordat de nieuwe salarisrun gedraaid is, dan kan het ook nog even duren voordat de nieuwe gegevens op de verklaring vermeld mogen worden. De lening is immers nog niet afgelost. Hypotheekaanvragers en verstrekkers hebben die tijd vaak niet. Zwicht je voor de tijdsdruk en stel je alvast een nieuwe verklaring zonder lening op?

Ouderschapsverlof als joker

Of een medewerker die het ouderschapsverlof (tijdelijk?) stop wil zetten, zodat het jaarsalaris hoger wordt. Als een leidinggevende hiermee akkoord gaat, kan dit gerealiseerd worden. Het gaat echter niet alleen om de aanpassing van het salaris op de werkgeversverklaring, de leidinggevende moet ook een mutatie indienen en er moet een ouderschapsverlofbrief worden opgesteld en ondertekend. Het is dus niet alleen een kwestie van het aanpassen van de gegevens op de werkgeversverklaring, er komen ook verschillende administratieve processen bij kijken. Pas je de verklaring al aan voordat de andere administratieve processen zijn afgerond?

Moreel dilemma voor administrateurs

Wat doe je als salarisadministrateur in dit soort situaties? Ga je mee met de wens van de medewerker en hypotheekadviseur en pas je de gegevens aan? Of houd je vast aan het bestaande beleid en sta je voor betrouwbaarheid van de gegevens op de werkgeversverklaring? Wat doe je als je weet dat andere werkgevers in soortgelijke gevallen wel een nieuwe verklaring afgeven?

Wat is de waarde van de werkgeversverklaring?

Hoeveel is een werkgeversverklaring dan nog waard? En in hoeverre ben je als werkgever verantwoordelijk voor de hypotheekaanvraag van je medewerker? Natuurlijk mag je de verklaring alleen invullen met op waarheid gebaseerde gegevens. Het beleid is vaak dat een werkgeversverklaring een momentopname is en dat de gegevens vermeld worden die op dat moment aan de orde zijn.

Als je vanaf volgende week meer uren gaat werken, dan kan je volgende week een nieuwe verklaring opvragen. Of er wordt apart op de verklaring vermeld dat in de toekomst een urenwijziging plaatsvindt. Zo’n aparte vermelding levert vanuit de hypotheekverstrekker vaak de vervolgvraag op wat dit voor invloed heeft op het salaris. Wat dan weer extra werk in de vorm van een nieuwe verklaring oplevert, met de op de nieuwe situatie gebaseerde gegevens.

Betrouwbaarheid van de gegevens

Enerzijds lijkt de betrouwbaarheid van de gegevens op een werkgeversverklaring af te nemen. Het lijkt vooral belangrijk dat de gegevens op de verklaring aansluiten bij de hypotheekwens van de medewerker.

Anderzijds neemt de waarde van het fysieke document toe. Wijzigingen moeten vermeld worden op de verklaring zelf, een arbeidsovereenkomst met nagenoeg dezelfde informatie is niet voldoende.

Experiment zonder verklaring

Drie grote financiële instellingen zijn bezig met een experiment, waarbij ze geen werkgeversverklaring meer nodig hebben voor het verstrekken van een hypotheek, maar afgaan op gegevens van het UWV. Dit experiment speelt zich nu op kleine schaal af, bij voldoende succes zal het zich wellicht uitbreiden. Dat zou betekenen dat salarisadministrateur in de toekomst geen rol meer speelt in dit proces.

Wat er precies gaat gebeuren en wat de invloed is op de werkzaamheden van de personeels-en salarisadministrateur is nog onduidelijk. Dát er binnenkort dingen gaan veranderen is zeer waarschijnlijk…

Door: Lisanne van Stenis, HR & Payroll Consultant