De medewerker centraal: dat kan met selfservice!

ZWOLLE - Sinds begin 2017 is Merces gestart met het implementeren van een module waarmee medewerkers van Openbaar Onderwijs Zwolle (OOZ) zelf verantwoordelijk worden voor declaraties, wijzigingen in contracten, ziekmeldingen en verlofregistratie. De selfservice is een modulair onderdeel van HR2day, het systeem waar OOZ mee werkt.

Deze module is het afgelopen jaar in samenwerking met Merces gefaseerd uitgerold. OOZ is uniek in het gebruik van dit systeem, omdat medewerkers zelf allerlei mutaties doen, zoals het wijzigen en registreren van uren. Bij veel andere onderwijsinstellingen blijft het bij het wijzigen van adressen, telefoonnummers en worden hooguit declaraties door medewerkers zelf gedaan, maar waarom eigenlijk?

Tradities doorbreken
Nog vaak zie je het traditionele patroon waarin de manager bepaalt wat er gebeurt. Maar ik denk dat als medewerkers zelf een bijdrage kunnen leveren en meer verantwoordelijkheid krijgen, dat zowel hun actieve organisatiebetrokkenheid als het werkplezier vergroot. Als je zelf de regie krijgt, dan voel je je meer betrokken en ik denk dat je je daardoor sneller thuis voelt. Sommigen vinden misschien dat het beheren van eigen gegevens door medewerkers te ver gaat, maar er zijn genoeg voorbeelden waar het al wel werkt. Neem (zorg)verzekeringen: je kunt zelf altijd je gegevens inzien en beheren, dus waarom zou dit op je werk niet kunnen? Natuurlijk worden je gegevens altijd gecontroleerd, wel zo fijn voor je manager én jezelf.
OOZ snapt dit volgens mij heel goed. Zij vinden eigenaarschap bij de medewerkers heel belangrijk en dat zie je door de hele organisatie heen, dat is hun ambitie. De loopbaanontwikkeling van de medewerkers wordt bepaald door de medewerkers zelf; zij bepalen hoe ze hun doelen willen bereiken. Het idee dat de medewerker in control moet zijn hebben wij nu doorgevoerd in hun nieuwe ‘Selfserviceflows’ binnen HR2day.

Generatieverschillen
Ik heb bij OOZ wel gemerkt dat verschillende generaties anders tegen selfservice aankijken. Jonge mensen vinden het vaak heel fijn. Zij zijn opgegroeid met automatisering en weten al bijna niet beter. Ze hebben de regie graag zelf in handen en hebben het liefst alles digitaal. Voor hen is het extra fijn dat het selfservicesysteem ook vanuit huis bereikt kan worden en het systeem ook via de mobiele telefoon perfect werkt. De oudere generatie kijkt hier aanvankelijk iets anders tegenaan. Zij moeten er wat meer aan wennen. Toch zag ik dat het meer gaat om de angst voor verandering, dan dat ze er echt op tegen zijn. Gelukkig lost deze angst meestal vanzelf op; mensen helpen elkaar onderling, wat ook juist weer een positief effect heeft.

Volgens mij zouden meer scholen actief met selfservice aan de gang moeten gaan. Dat is echt niet eng maar juist een doeltreffende manier om medewerkers meer betrokken te maken en daarmee hun werkplezier te vergroten. Merces helpt hier graag bij! Bent u benieuwd geworden naar de mogelijkheden voor uw organisatie?

Neem gerust contact op met onze relatiemanagers Maikel van den Bosch of Tom Harmsen.