Procesoptimalisatie: Alleen voor de grote schoolbesturen?

TIEL - Manager Selfservice, Medewerker Selfservice, Workflows, HR Analytics en Digitale Personeelsdossiers; enkele termen die u vast niet ontgaan zijn. Ze zijn dagelijks onderwerp van gesprek op de HR-afdelingen van onderwijsinstellingen en van menig relatiegesprek met Merces. Want hoe kunt u meegaan met deze trend van procesoptimalisatie door het digitaliseren van HR-processen?

Op de websites van HR-software leveranciers leest u prachtige oneliners over de voordelen die hun digitale oplossingen uw organisatie biedt: “Administratief werk verdampt door de komst van procesoptimalisatie”. Of “Selfservice helpt u om zich te profileren als een moderne werkgever” en “eHRM biedt de mogelijkheid om medewerkers en managers via een portal beter te betrekken bij de HR-processen”. Allemaal waar, maar daar hangt wat mij betreft wel iets aan vast. Want het succes van de digitalisering valt of staat bij de gedragenheid vanuit de organisatie. Pas wanneer de digitale oplossing breed in de organisatie in gebruik is kun je spreken van een succesvolle implementatie.

De belangrijkste vragen voordat u start met het vormgeven van een digitaliseringsproject zijn wat mij betreft de vragen naar de drijfveren en het verwachte rendement op de investeringen in tijd en geld. Vragen als: Welk resultaat denkt u te kunnen behalen door Selfservice of andere vormen van digitalisering in te zetten? Voor welke uitdagingen staat het management voor op HR-vlak? Wat is de huidige cultuur als het gaat om digitaal werken en hoe groot is de veranderingsbereidheid op dit vlak onder het personeel? Heeft u de antwoorden scherp?

Deze vragen helpen u om te bepalen met welke functionaliteiten u Selfservice het beste kunt introduceren in uw schoolorganisatie. Want er zijn nogal wat opties. Hierdoor zijn er mogelijkheden voor ieder bestuur. Het hangt niet af van uw schaalgrootte of ambitieniveau op HR-vlak of Selfservice wel iets voor u is, maar wel welk onderdeel het beste past. Het grootste voordeel zit mijns inziens in het optimaliseren van de bedrijfsvoering door juistheid in combinatie met tijdigheid en de controle daarop te garanderen vanuit de digitale flows. Medewerkers hoeven de bedrijfsvoering niet meer in de volle breedte en tot in de puntjes te snappen, maar nemen automatisch deel aan processen, zonder zich druk te hoeven maken over het waarom en wanneer. Mensen kunnen zich weer toeleggen op hun échte toegevoegde waarde vanuit de inhoud. De individuele interpretatie op prioriteiten is daardoor niet langer een issue en geeft geen verstoringen in de procesprioriteiten. Eenvoudig gezegd: ’Mensen zijn nog wel afhankelijk van elkaar, maar niet van elkaars prioriteiten’.

Voor ieder schoolbestuur liggen er dus mogelijkheden voor procesoptimalisatie door digitaliseren. Daar ben ik van overtuigd. Ik ga hier graag met u over in gesprek.

Stuur mij een mail (m.vandenbosch@merces.nl) of bel mij op 06 24 86 93 70.

U kunt mij ook vinden op 

Door: Maikel van den Bosch (Merces)