Goed nieuws: onderwijsprocessen lenen zich bij uitstek voor optimalisatie

GOUDA - Dertig procent van de tijd die u aan administratieve taken besteedt, is onnodig. Wilt u daar een einde aan te maken? Goed nieuws: onderwijsprocessen lenen zich bij uitstek voor optimalisatie. In dit artikel leest u hoe.

Het eenvoudig hanteerbare principe is: doe geen dingen dubbel. Als u een nieuwe iPhone, iPad of Android-telefoon koopt, hoeft u die ook niet opnieuw in te stellen. Uw persoonlijke voorkeuren worden automatisch gesynchroniseerd. De systemen zijn volledig geïntegreerd. Een dubbele administratie is vaak een gevolg van meerdere systemen die op deelgebieden overlappen. Door administratieve processen te integreren en systemen te koppelen verdampt dubbel werk.

De Stichting PCBO Apeldoorn (28 basisscholen) had daarmee enkele jaren geleden de primeur. Als eerste primair onderwijsbestuur in Nederland heeft men alle administratieve processen geoptimaliseerd. Samen met Salure zijn alle administratieve processen grotendeels gedigitaliseerd en de systemen gekoppeld. Enkele voorbeelden daarvan zijn:

-          Het vervangingssysteem (naam: vervangingstool) is volledig gekoppeld met het HRM-systeem AFAS Profit en maakt gebruik van de nieuwste communicatietechnologieën.

-          De toegangsbeveiliging op de scholen is helemaal gekoppeld aan het HRM-systeem in AFAS Profit. Alleen de in het HRM-systeem bekende personen krijgen toegang tot de voor hen relevante locatie.

Een ander voorbeeld is CVO Rotterdam (zeven VO-scholen) waarbij de door hen gebruikte systemen allemaal met elkaar werden gekoppeld (AFAS, Exact, Foleta, SOM). Hun dashboards bieden nu real-time gecombineerde management- en procesinformatie.

In praktijk brengen

Het adagium ‘noodzakelijk kwaad moet je minimaliseren’ in praktijk brengen vergt doorzettingsvermogen. Paul van Hengel van Salure: “Dit noodzakelijk kwaad is onbedoeld groter dan het moet zijn door inefficiënte organisatie. Dertig procent van uw tijd gaat op aan onnodige administratieve taken. Verlofmeldingen, verzuimmeldingen, vervangingsaanvragen, declaraties, akteafhandeling, verstrekken van pasjes of sleutels voor toegang, worden vaak nog dubbel of zelfs driedubbel geadministreerd. Laten we daar met elkaar een einde aan maken”.

Veranderingen worden vaak tegengehouden door angst voor het onbekende. De huidige situatie volstaat (nu nog). Maar dubbele administratie is zinloos, duur en gaat ten koste van formatie. Er zijn gelukkig veel schoolleiders die dit onderkennen. Hoort u bij hen?

Koppeling met beveiligingssysteem CEStronics.

De afweging of iemand een pasje of sleutel moet krijgen hangt af van het dienstverband of relatie met de organisatie. Dat wordt altijd centraal vastgelegd in het personeelsinformatiesysteem. Door deze systemen te koppelen verdampt dubbel werk en krijgt u meteen volledige controle over alle rondslingerende pasjes en sleutels.

Vervangingstool

Een vervangingsverzoek is altijd gerelateerd aan een afwezigheidsmelding. Door de vervangingsmelding en de afwezigheidsmelding, te integreren maakt u van twee handelingen er één. Integratie levert een totale tijdwinst op van 45 min. per vervanging.

www.salure.nl

Postbus 2067
2800 BE Gouda
Stavorenweg 6
2803 PT Gouda
T 0182 - 543 643
E info@salure.nl