American School of the Hague (ASH): Eindelijk de tijd genomen om te automatiseren

DEN HAAG - American School of the Hague (ASH) gunde zichzelf tot drie jaar geleden nooit de tijd om de Human Resources (HR) processen te stroomlijnen of om deze in een systeem te gieten. Langzaamaan begon de prestigieuze internationale school daar een prijs voor te betalen: de klantvriendelijkheid en productiviteit van de HR-organisatie leed eronder. Momenteel bevindt de school zich in een intensief traject om werknemers te laten profiteren van de grote stappen in automatisering die zijn genomen.

Ton Ravensbergen, director of finance and operations van ASH, geeft een beeld van de toenmalig nijpende situatie: “We hadden door kunnen gaan met onze talloze excelsheets en periodiek terugkerende zoektochten naar informatie. Dan hadden we op een gegeven moment 10 medewerkers bij HR kunnen neerzetten in plaats van de 3 die we nu hebben. Onze organisatie kraakte onder de HR-vereisten en onze bereidheid om onze mensen te helpen.”

“Bij ons werkt het namelijk zo: als een docent, student of ouder binnenloopt met een vraag, laat je je pen vallen en los je het vraagstuk op. Maar je kunt je wel indenken hoe in de loop der jaren de chaos begon te regeren en dat we moeite hadden om eenduidig en consistent informatie aan te leveren. Dat komt voor een groot deel ook door de dynamiek van onze school. We zijn alle dagen, inclusief het weekend, van ‘s ochtends vroeg tot ‘s avonds laat open en naast onderwijs vinden er talloze extra-curriculaire en naschoolse activiteiten plaats waar docenten, studenten en ouders bij betrokken zijn. De school fungeert als een magneet met grote trekkracht voor de ruim 1200 leerlingen, hun ouders en de meer dan 100 leraren van over de hele wereld. We zijn een school waar over de 70 nationaliteiten zijn vertegenwoordigd en dé verbindende factor voor al die mensen is onze school! In die context van zoemende activiteit was de vraag: hoe ver laten we de hectiek gaan?”

Een moeilijkheidsfactor voor software-inrichting

“We kozen voor vernieuwing. Het kiezen van een aanpak bleek echter moeilijker. We wisten dat het een langdurig en uitdagend project zou zijn om alles rondom HR te automatiseren. We gebruikten dan wel AFAS, maar het softwarepakket moest wel volledig ingericht worden. Met onze ietwat afwijkende berekeningen en afspraken rondom vakantiedagen, loondagen, etc en de internationale context ervan, lagen hier de voornaamste hoofdbrekens. Meerdere partijen haakten in het beginstadium af vanwege de complexiteit van alleen al onze salarisadministratie. Gjald was de enige die constructief en eerlijk durfde te communiceren en niet voor het onbekende wegliep. Een verademing om te merken hoe je gezamenlijk succesvol kan inventariseren wat er nodig is en de plannen daarop kan afstemmen. We hebben meteen vanaf het begin intensief samengewerkt en onze hoofden gebroken over oplossingen. Eenvoudig was dat niet, bijvoorbeeld omdat we gebruikmaken van een verlonings- en verlofmethodiek volgens andere normen en regels dan gebruikelijk in Nederland. AFAS is daar niet op ingericht, daar moesten we echt hard aan trekken. En Gjald net zo goed.

Lees hier het hele artikel.

Bron: Gjald - partner Onderwijsland.com