Slim en efficiënt overleggen, notuleren en uitvoeren!

HEERENVEEN - Binnen steeds meer scholen in Nederland wordt gezocht naar slimmere en efficiëntere manieren van werken. Vooral het vergaderen, het notuleren van afspraken en daarna het zicht houden op de uitvoering van deze acties, kan beter.

Schoolmonitor sluit als platform voor kwaliteitsontwikkeling aan bij deze logische behoefte en geeft de scholen de mogelijkheid om tijdens de uitvoeringsfase (P-D-C-A) acties in een scrumboard aan te maken.

Wat is scrummen?
Scrummen is een werkmethode die vanuit de software- en designwereld een overstap maakt naar andere branches. Zo ook naar het onderwijs.

Volgens grondlegger Jeff Sutherland kan er met behulp van Scrum ‘tweemaal zoveel gedaan worden in de helft van de tijd’. Scrummen is niet moeilijk en gaat er in de basis om dat je projecten opknipt in kleine stukjes. Deze kleine stukjes (acties) voer je uit in een korte periode en je houdt het overzicht door deze acties in te delen in openstaande acties, actieve acties en afgeronde acties.

Scrummen in Schoolmonitor
In Schoolmonitor werk je in de Do fase (Plan-Do-Check-Act) in een Scrumboard.
Tijdens vergaderingen worden de acties direct op dit scrumboard aangemaakt. Ze worden gekoppeld aan het teamlid (of de teamleden) die het uitgaat voeren. Er wordt een datum aan gehangen en er kan een berichtgeving worden ingesteld. Dit is een mail als kennisgeving van de actie of een geplande herinnering. Zo raken ook acties die later in de tijd plaatsvinden nooit verloren.

De mogelijkheid van de berichtgeving werkt ook erg goed voor het inplannen van het vergadermoment zelf. Als directie plan je van te voren de vergadermomenten in. De agenda vul je aan in de loop naar de vergadering toe en bijvoorbeeld een dag voor de vergadering ontvangen alle aanwezigen automatisch een herinnering met de bijgewerkte agendapunten.

Van acties die teamleden uitvoeren, kunnen ze zelf de status aanpassen, Hierdoor is voor het hele projectteam duidelijk of de actie Openstaand, Actief of Afgerond is.

Bij de volgende vergadering pak je met elkaar het scrumboard erbij en zie je in één oogopslag de status van het project. Zo hoeft niet iedereen de status en het verloop van het traject te vertellen, want je pikt met elkaar alleen de highlights en probleemgevallen eruit.

Al deze acties worden gekoppeld aan een projecttaak binnen het project. Zo worden alle belangrijke afspraken en acties op de juiste plaatst binnen het project vastgelegd.

Wil je Schoolmonitor vrijblijvend uitproberen en zo de voordelen van het werken met een scrumboard ontdekken? Maak dan vrijblijvend een account aan op Schoolmonitor.nl

Bron: Schoolmonitor - partner Onderwijsland.com