Een schooldirecteur aan het woord!

HEERENVEEN - Om een beeld te hebben hoe gebruikers Schoolmonitor ervaren, hebben we veel contact met onze gebruikers. Zo spraken we ook met Janny Vonk. Tijdens het interview was ze is interim directeur op een Jenaplanschool in Leeuwarden* (Sint Paulusschool) maar ze zit al sinds 1978 in het onderwijs. Ze kende Schoolmonitor tot twee jaar geleden niet. Een perfecte kandidaat om te vragen hoe haar kennismaking met Schoolmonitor ging, waar ze het voor inzet en vooral hoe dit haar en haar team na twee jaar bevalt.

*Inmiddels werkt Janny op een andere basisschool binnen de Bisschop Muller Stichting. Ook hier zet ze samen met haar team Schoolmonitor in.

Hoe ging de eerste kennismaking met Schoolmonitor?  
“Toen ik twee jaar geleden op de Sint Paulusschool startte, werkte de voorgaande directeur met Schoolmonitor. Hier had hij de basis van het schoolplan ingezet. Hij gebruikte dit voor zijn eigen overzicht. Hij had dit niet gedeeld met het team. Met deze basis ben ik in de zomervakantie aan de slag gegaan. Ik heb gecheckt wat er van de plannen was uitgevoerd, wat de status was van de lopende zaken en wat er nog miste. Op die manier heb ik het schoolplan geëvalueerd en het nieuwe schoolplan gemaakt. Zo heb ik Schoolmonitor leren kennen.”

Hoe ging het werken met Schoolmonitor de eerste keer?
“Het werken in Schoolmonitor ging eigenlijk heel intuïtief. En de PDCA cyclus is mij niet onbekend, dus ik vond mijn weg redelijk snel.”

Met welke programma’s werkte je hiervoor?
“Ja, je zult me wel ouderwets vinden, maar eigenlijk maakte ik nog steeds gebruik van mijn eigen jaarplanning in Excel. Deze heb ik zelf opgezet en haalde ik elk jaar weer tevoorschijn. Jarenlang ben ik op zoek geweest naar een programma die de juiste combinatie van functionaliteiten had. Losse lijstjes of documenten op verschillende plekken werken niet, want deze lijstjes of documenten praten niet met elkaar. In mijn Excel heb ik dit voor een gedeelte ingebouwd, maar dit is allemaal handwerk dus heel tijdrovend. Eerder heb ik gewerkt met bijvoorbeeld WMK of Kwintoo. Toen Microsoft Teams kwam, dacht ik dat dat de oplossing zou zijn, maar ik liep er steeds tegenaan dat de juiste dwarsverbanden niet gemaakt konden worden. Er bleven onderdelen uit de PDCA cyclus missen en kreeg daardoor nooit een sluitend plan. En op gegeven moment heb je ook niet meer de tijd om helemaal in een programma te duiken. De winkel is open en het is druk zat, dus ging ik steeds weer terug naar mijn eigen Excel.”

Waar heb je gezocht naar oplossingen?
“Ik heb bijvoorbeeld mijn beide kinderen gevraagd, die in de ICT- en evenementensector werken, met welke tools zij een projectplanning maken. Maar al deze tools voldeden niet aan mijn wensen. Ze waren of veel te ingewikkeld of misten een paar essentiële functionaliteiten.”

In de eerste opstartweken kwam je in contact met Hans Plat, onze algemeen directeur. Al snel ging dat gesprek niet over het belang van kwaliteitszorg in het onderwijs, want daarin zaten jullie precies op één lijn. Hoe ging dit gesprek?  
“Omdat ik al die tijd op zoek ben geweest naar de juiste combinatie van functionaliteiten, was dit gesprek meer een soort afvinklijstje. En tot mijn verbazing kon Hans op eigenlijk alle wensen antwoorden dat dit met Schoolmonitor mogelijk is. Hans heeft me laten zien hoe ik bepaalde dingen kon doen en dat was een verademing.”

Toen kon je dus echt aan de slag. Hoe heb je het team betrokken?
“Het team heb ik vanaf het eerste moment erbij betrokken. Ik had al snel door dat dit programma het meeste in zijn kracht staat als alle niveaus binnen de organisatie ermee werken. Dus van het bestuur tot aan de teamleden. Op die manier doe je het ook echt samen en pakt iedereen de verantwoordelijkheid over zijn eigen stuk. Dus tijdens de eerste studiedag na de vakantie heb ik de situatie uitgelegd en ben met het team Schoolmonitor en het Schoolplan wat ik tot dusver had gemaakt, doorgegaan. Omdat het veel was, ben ik begonnen met de kleinere en behapbare projecten die goed tot de verbeelding spraken en goed weergaven welke functionaliteiten in het programma zaten. Zo waren de verschillende lijntjes en niveaus in het programma direct duidelijk.”

En hoe is dit ontvangen?
“In het begin was iedereen wat afwachtend, maar omdat het vertrouwen in mij er was en ik zo enthousiast was, ging iedereen snel mee in het traject.”

Hoe heb je de implementatie verder aangepakt?
“Ik ben eerst begonnen met de uitleg van Schoolmonitor aan de teams die als functie dicht bij me staan. Het Managementteam, de IB’er en de Jenaplancoördinator. Ik heb ze laten zien hoe het precies werkt, wat de mogelijkheden zijn en wat ik al had gedaan. Dit pikten ze snel op. Daarna heb ik de coördinatoren van Taal, Rekenen en Kunst en Cultuur gevraagd om op 1 A4-tje te zetten wat hun doel voor komend jaar is. Dit hebben we toen samen in de Planfase gezet, om zo te laten zien hoe een project wordt vormgegeven en te monitoren is. Iedereen deelde inmiddels mijn enthousiasme en vanaf dat punt zijn we projecten gaan toewijzen en pakte iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid. Dit ging heel goed en waren er vragen, dan namen ze zelf contact op met Schoolmonitor via de Helpdesk.”

Je bent nu bijna twee jaar verder. Hoe is het werken met Schoolmonitor bevallen?
“Nou, je merkt dat het meeste tijd gaat zitten in de Planfase en dat is logisch. Maar wanneer je dit goed inricht en hier goed met het team over nadenkt, dan staat eigenlijk alles klaar voor de rest van het schooljaar en is het een kwestie van af en toe bijhouden, evalueren en borgen.

Dit zorgt ervoor dat je tijdens het schooljaar niet bezig bent met de secundaire of zelfs tertiaire zaken, maar echt de tijd hebt om met het belangrijkste en mooiste stuk van het vakgebied bezig te zijn; de kinderen. Want als er erg druk is, dan is het stukje kwaliteitszorg een van de eerste dingen dat minder prioriteit krijgt. Het feit dat alles in Schoolmonitor staat en op die manier goed geborgd is, dat geeft heel veel rust en zorgt voor een werkdrukverlaging binnen het gehele team.”

Gebruik je nu geen andere programma’s meer? Staat echt alles in Schoolmonitor?
“Nee, we gebruiken nog wel SharePoint en af en toe een paar andere programma’s, maar de basis is Schoolmonitor. In de Act fase waarin projecten geborgd worden, hebben we vaak een linkje staan naar de locatie van een uitgewerkte procedure of plan. Deze procedure hebben we dan dus op SharePoint staan en niet in Schoolmonitor. Maar omdat de locatie wel in Schoolmonitor staat kan iedereen het via één weg vinden. En dat is ook een enorme meerwaarde. Schoolmonitor zorgt ervoor dat alles goed geborgd is. Valt er iemand uit, dan ligt er een totaalplan klaar dat door iedereen overgenomen en uitgevoerd kan worden. Dat is een heel fijn gevoel en zorgt ook weer voor rust en ruimte binnen het team.”

Je bent interim directeur, dus je draagt je functie straks over aan een nieuwe directeur. Hoe ga je dit overdragen?
“Nou, heel simpel eigenlijk. Ik plan een gesprek met mijn opvolgster. We gaan dan samen alle projecten door, zodat ze direct op de hoogte is wat er in de afgelopen twee jaar gebeurd is en welke projecten nu lopen.”

Weet je of je opvolgster al eerder met Schoolmonitor gewerkt heeft en wat geef je haar mee?
“Nee, ze heeft nog niet eerder met Schoolmonitor gewerkt, maar als ik haar laat zien hoe het is ingericht, kan ik me niet voorstellen dat ze daar moeilijkheden mee gaat krijgen. Natuurlijk moet ze straks zelf bepalen met welk instrument ze wil gaan werken, maar het schoolplan staat nu klaar. Het voelt echt fijn om de afgelopen twee jaar compleet en overzichtelijk over te kunnen dragen.”

Werk je in het onderwijs en ben je enthousiast geworden van de ervaringen van Janny Vonk? Je kan Schoolmonitor vrijblijvend uitproberen. Maak op Schoolmonitor.nl je account aan en het gehele pakket aan functionaliteiten staat voor je klaar om te ontdekken.

Bron: Schoolmonitor.nl - partner Onderwijsland.com