Procuratieschema Rode Kruis helpt tienduizenden vrijwilligers

DEN HAAG - Het Nederlandse Rode Kruis is dé noodhulporganisatie in het land. Het bestaat uit ruim 19.000 vrijwilligers, een burgerhulpnetwerk van meer dan 96.000 Ready2Helpers en 498.000 leden en donateurs. Zo’n 500 beroepskrachten ondersteunen hen in verschillende disciplines, waaronder financiën. Hun doel? Meer tijd en geld vrijmaken voor noodhulp in binnen- en buitenland.Zo biedt de organisatie in Nederland medische ondersteuning, psychosociale hulp, maar ook voedselhulp aan hen die niet in aanmerking komen voor hulp vanuit de gemeente of voedselbank en hulp bij onderdak aan thuis- of dakloze mensen.

"Om meer tijd en geld vrij te maken voor noodhulp moeten we de administratie zo efficiënt, kwalitatief en hoogwaardig mogelijk inrichten."

Wilco van Wijck: “Het ondersteunen van de noodhulpverlening. Daarvoor zijn we als het cluster FInance & Control in het leven geroepen. Om meer tijd en geld vrij te maken voor noodhulp moeten we de administratie zo efficiënt, kwalitatief en hoogwaardig mogelijk inrichten.”. Wilco is, als lid van het MT, verantwoordelijk voor finance & control en stuurt drie financiële teams aan die onder andere verantwoordelijk zijn voor de financiën van het kantoor en de internationale hulp.

Van decentrale naar centrale administratie

Het Rode Kruis is onderverdeeld in een aantal decentrale locaties, namelijk 24 districten, 197 afdelingen en 15 studentendesks. Het districtsbestuur en de districtsmanager zijn verantwoordelijk voor alle processen rondom de hulpverlening in de regio, waaronder de financiën. De bestuurder finance, planning & control is verantwoordelijk voor de administratie, zoals het verwerken van facturen en declaraties van de vrijwilligers. “Maar, door het centraliseren van de administratie krijgt het bestuurslid een andere rol. Voorheen maakte hij zich zorgen om de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de administratie. In plaats daarvan gaat hij/zij zich veel meer bezig houden met: hoe kunnen we financiële kansen benutten? Hoe kunnen we kostenreductie realiseren? Door de administratie te centraliseren spelen we de financiële bestuursleden vrij om die taken meer invulling te geven”, aldus Tom Barents, interim finance manager.

Wilco zegt daarover: “Het centraal ondersteunen van de districtsadministratie, is ons speerpunt. Het laatste jaar hebben we flink doorgepakt.”

”We hebben nu een duidelijke visie op financiën, waar de centralisatie onderdeel van is. De organisatie is er klaar voor nu, iedereen weet wat er gaat gebeuren”, vult Tom aan.

Centrale administratie met lokale verbondenheid

“Voor de inrichting van de financiën van de organisatie hebben we jaren geleden al gezegd: daar horen een aantal minimumstandaarden bij om ervoor te zorgen dat elk district op dezelfde manier zijn financiële administratie voert. We hebben dat ingericht met Exact Online, Rabobank bankieren en DizzyData. Hiermee kunnen we een systeem ondersteunen, waarbij we ook op centraal niveau kunnen meekijken, autoriseren en als het nodig is bijsturen”, vertelt Wilco.

Tom: “DizzyData heeft voor ons een belangrijke rol gespeeld om überhaupt te kunnen centraliseren. We hebben de structuur in onze processen kunnen terugpakken door een efficiencyslag te maken en te digitaliseren. We voorkomen nu dat mensen met mapjes, facturen en enveloppen in de weer zijn.”

Wilco voegt daaraan toe: “Je moet ervoor zorgen dat facturen op een adequate, efficiënte manier door de organisatie heen gaan. Het heeft er ook mee te maken dat er veel gedelegeerde verantwoordelijkheden zijn. Zo heb je een bestuur dat uiteindelijk verantwoordelijk is voor de financiën van een bepaald district, maar het is in eerste instantie de coördinerend vrijwilliger die betrokken is bij de dagelijkse hulpverlening die facturen moet goedkeuren. Wil je dat hele proces goed ondersteunen, dan kom je automatisch al uit bij een systeem als DizzyData. Om te zorgen dat iedereen zijn verantwoordelijkheid kan nemen, maar het ook snel de organisatie door kan.”

Tom beaamt dat: “Als je wil centraliseren, dan moet je ook een manier hebben waarmee je je controlling goed kan inbouwen. Had je vroeger 50 vrijwilligers, dan kende je iedereen en wist je wat iedereen aan het doen was. Nu beslaat het district een steeds groter werkgebied en wil je die bevoegdheden de organisatie inbedden. Als je centraal de administratie voert weet je niet wie bij welke hulpverlening is geweest. Je hebt een structuur nodig om die lokale verbondenheid te behouden, ondanks dat je gecentraliseerd de administratie voert. En daarvoor bieden de procuratie schema’s van DizzyData uitkomst.”

“We hebben de structuur in onze processen kunnen terugpakken door een efficiencyslag te maken en te digitaliseren."

Organisatie brede uitrol

Inmiddels draait DizzyData bij 7 á 8 districten. “Er is een enorme vraag naar steun om DizzyData te implementeren. Op dit moment zijn we bezig om het bij 6 andere districten goed neer te zetten. We nemen de financiële rompslomp over van het district en zien dan ook een positieve verandering onder de vrijwilligers. Als je tijdelijk bent ingezet via bijvoorbeeld Ready2Help, dan zijn de onkosten zo betaald. Het gaat hen niet om het geld, maar mensen willen dat gewoon lekker snel en eenvoudig afhandelen. Zonder dat ze daar naar om hoeven kijken. Dat hebben we nu voor elkaar. Vrijwilligers willen graag hulpverlenen, maar willen niet het gedoe daaromheen”, vertelt Wilco.

"Vrijwilligers willen graag hulpverlenen, maar willen niet het gedoe daaromheen”

Tom: “Daarnaast kunnen we nu ook monitoren hoe lang bijvoorbeeld een declaratie ter goedkeuring, bij iemand staat en hoeveel hij/zij op zijn werklijst heeft staan. Daardoor hebben we beter inzicht in de werkvoorraad.”

“En als een coördinerend vrijwilliger besluit te stoppen, dan kunnen we de administratie en de continuïteit in processen blijven garanderen”, zegt Wilco.

“Uiteindelijk is het doel de financiële administratie dit jaar volledig gecentraliseerd te hebben per district. Waarbij ondersteuning vanuit het centrale team kan worden geleverd in het voeren van de administratie. Dat betekent dat tegen die tijd alle districten zijn aangesloten op DizzyData. Dat is een randvoorwaarde”.

DizzyData helpt accountants en ondernemers net als Het Rode Kruis hun werk beter en makkelijker te maken. Meer weten over DizzyData? Bekijk eens onze website.