Inkopen onder de Europese drempel

ARNHEM - Bij aanbesteden wordt vaak gedacht aan overheidsopdrachten gelijk of boven de Europese drempelwaarde ofwel de Europese aanbestedingsvariant. Echter, voor overheidsopdrachten onder de Europese drempel heeft de Aanbestedingswet1 ook een aantal regels en voorschriften opgenomen die in acht moeten worden genomen. Deze zijn opgenomen in deel I van de Aanbestedingswet. U kunt als onderwijsinstelling onder de Europese drempelwaarde dus niet geheel naar eigen inzicht inkopen.

Enkele feiten en tips om onderhands aanbesteden succesvol toe te passen binnen uw organisatie.
 
Aanbestedingsprocedure Welke regels en voorschriften uw onderwijsinstellingen moet toepassen, wordt in belangrijke mate bepaald door de geraamde waarde van de overheidsopdracht. De te volgen aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de opdrachtwaarde van de betreffende overheidsopdracht. Een gekozen aanbestedingsprocedure moet proportioneel zijn (in verhouding tot de aard en omvang) in relatie tot de overheidsopdracht. Hoe stelt u dit eenvoudig vast?
 
Sinds het invoeren van de Aanbestedingswet is de ‘Gids Proportionaliteit’ als verplicht richtsnoer opgenomen. Afhankelijk van de opdrachtwaarde schrijft de ‘Gids Proportionaliteit’ een te volgen aanbestedingsprocedure voor:

[figuur1] 
 
 
 
                            Bron: Gids Proportionaliteit 1e herziening. april 2016
 
1 op 1 (Enkelvoudig onderhandse aanbesteding)      

Bij deze aanbestedingsprocedure wordt de opdracht rechtstreeks aan één marktpartij gegund, die op basis van een offerteverzoek een aanbieding heeft ingediend.
 
Meervoudig onderhandse aanbesteding                                                                                                         

Op deze aanbestedingsprocedure is afdeling 1.2.4. van de Aanbestedingswet van toepassing. In de praktijk worden voor deze procedure bij voorkeur 3 tot 5 marktpartijen gelijktijdig tot inschrijving uitgenodigd, om op basis van gelijke, transparante, non-discriminatoire en proportionele gronden, de overheidsopdracht gegund te kunnen krijgen.                                                         

Nationale aanbesteding

Op deze aanbestedingsprocedure is afdeling 1.2.3. van de Aanbestedingswet van toepassing. De nationale aanbesteding is in wezen een variant van de Europese aanbesteding met een nationaal karakter. Alle geïnteresseerde marktpartijen kunnen inschrijven op basis van veelal een ‘Aankondiging van Opdracht’ op TenderNed2 waarin de gelijke, transparant, non-discriminatoire en proportionele gronden zijn opgenomen. 
 
NB: Het is toegestaan om kortere termijnen te hanteren dan de voorgeschreven wettelijke termijnen bij een Europese aanbesteding, maar het inkorten van termijnen moet wel proportioneel zijn. 
 
Tips!
 
Formuleer inkoopbeleid

Voor een onderwijsinstelling is het van belang dat zij haar inkopen zowel rechtmatig en doelmatig kan verantwoorden. Dat kan in een inkoopbeleid waarin onderwerpen als doelstellingen, duurzaamheid, aanbestedingsprocedures worden beschreven. Het inkoopbeleid biedt tevens de mogelijkheid, om op basis van marginale afwijkingen, meer gelegenheid te creëren om bepaalde aanbestedingsprocedures toe te passen. Dit kan door de drempelbedragen in figuur 1 binnen de toegestane marges op te rekken.
 
NB: Neem altijd een hardheidsclausule op waarmee het bevoegd orgaan de mogelijkheid heeft (op onderdelen) af te kunnen wijken van het inkoopbeleid.
 
Splits overheidsopdrachten niet onnodig en bewust

Het is niet toegestaan om een opdracht in kleinere percelen te verdelen om op die manier de aanbestedingswetgeving te omzeilen. Dit kan leiden tot reclamaties.
 
Groslijst

In het geval u een marktpartij niet uitnodigt voor een meervoudig onderhandse aanbesteding, dan kan het voor de marktpartij de moeite waard zijn om op basis van het gelijkheidsbeginsel, de aanbestedende dienst te verzoeken om ook mee te mogen doen in deze aanbestedingsprocedure. Om discussies en problemen bij het uitnodigen van marktpartijen te voorkomen kunt u gebruik maken van een groslijst.
 
Pro Mereor is thuis in alle facetten van het (Europese) aanbestedingsrecht. Als u twijfelt over de te volgen weg en zeker wilt weten dat u op de juiste wijze (rechtmatig) handelt, schakel dan Pro Mereor in. De ervaren inkoopconsultants en aanbestedingsjuristen staan voor u klaar.