Algemene inkoopvoorwaarden: ‘Een must voor elke onderwijsorganisatie’

ARNHEM - Met algemene inkoopvoorwaarden kunt u risico’s op juridisch en bedrijfsmatig gebied, die voortvloeien uit het sluiten van een overeenkomst beperken. Door het formuleren van zogenaamde ‘bedingen’ borg je een bepaalde mate van juridische zekerheid. Ook biedt het de mogelijkheid om voor bepaalde bedrijfsmatige onderwerpen vaste regels te hanteren, die verband houden met diverse bedrijfsprocessen.

Wat zijn algemene inkoopvoorwaarden?

Algemene inkoopvoorwaarden zijn een variant van de algemene voorwaarden die in de wet als volgt worden omschreven in artikel 6:231 lid 1 BW:

‘Een of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd’

Varianten

Algemene voorwaarden zijn er in verschillende vormen. Afhankelijk van het soort organisatie en de relatie die wordt onderhouden, kan er gekozen worden voor verschillende vormen van algemene voorwaarden. Bijvoorbeeld:

• Algemene inkoopvoorwaarden;
• Algemene IT-voorwaarden;
• Algemene verkoopvoorwaarden;
• Algemene leveringsvoorwaarden.

Naast bovenstaande varianten zijn er meerdere algemene voorwaarden die van toepassing kunnen zijn binnen specifieke branches of sectoren.

Tips en aanbevelingen

Onderstaand een aantal tips en aanbevelingen:

• Benoem expliciet dat uw algemene inkoopvoorwaarden van toepassing zijn;
• Wijs eventuele toepassingen van andere voorwaarden uitdrukkelijk van de hand;
• Voeg altijd een versie van de algemene inkoopvoorwaarden als bijlage;
• Biedt partijen de mogelijkheid aanpassingsvoorstellen te doen, indien dit beter past bij de levering, dienst of werk;
• Daar waar paritair opgestelde branchevoorwaarden van toepassing zijn, pas deze dan integraal toe conform voorschrift 3.9 gids ‘Proportionaliteit’;
• Publiceer algemene voorwaarden op de website van uw organisatie;
• Deponeer de algemene inkoopvoorwaarden bij de Kamer van Koophandel;
• Geen algemene inkoopvoorwaarden? Hanteer de ‘Rijksinkoopvoorwaarden’ (Ariv, Arvodi en Arbit).

Bron: Pro Mereor