Aktes in het onderwijs, kan dat eenvoudiger?

ENTER - Het is allemaal niet zo ingewikkeld: een akte is gewoon een document met een aantal invulvelden. Punt. Maar waarom is het opstellen van een akte bij een nieuwe aanstelling in veel onderwijsinstellingen dan toch zo tijdrovend en lastig?

Geen enkel schoolbestuur hanteert dezelfde werkwijze als het gaat om het genereren en registreren van aktes. Dus dan is het fijn als je de beschikking hebt over een flexibel softwarepakket als dat van AFAS. Je hebt veel mogelijkheden om de contractregels, die de basis van aktes vormen, naar eigen inzicht in te richten. Maar je hebt dus ook even zoveel mogelijkheden om ‘vinkjes’ op verschillende wijze te interpreteren en hierdoor ontstaat een ingewikkeld en tijdrovend proces.

Liever niet zo ingewikkeld?

Ik hou van het verbeteren van processen en hier ligt een goede kans! We hebben de handen ineen geslagen met CRMconnectors. Als het gaat om de verwerking van documenten bieden zij extra functionaliteiten bij AFAS-software. Samen hebben we een nieuwe procesgang ontworpen. Het akteproces is nu opgenomen in de workflow van de mutatie. Ook wordt het proces afgestemd op de werkwijze van het bestuur, want die werkwijze moet leidend zijn om te bepalen welk type akte je moet genereren. Met de werkwijze van Forque krijg je meer zicht op alle gegevens die horen bij de te genereren aktes.

Aktes opstellen… het kan sneller en eenvoudiger, geïntegreerd in je workflow. Het proces is overzichtelijk en goed te monitoren. Zijn aktes dan toch ‘gewoon maar documenten met wat invulvelden?’ Ja!

Benieuwd geworden? Bekijk dan hier de video van het Akteproces! Of stuur me een mail: c.bakker@forque.nl .